Privacy Notice / Notis Privasi

1. Who we are

Teras Core Technology Sdn. Bhd. (202601029932 (1692027))
No 26-1 Jalan Sunsuria 1B/2, Jasper Square, Bandar Sunsuria, 43900 Sepang, Selangor operates the Traveltour.io platform, software for travel agencies, together with its websites and mobile apps (the "Service"). This notice explains how we collect, use, disclose and protect personal data when you visit our websites, register an account, or use the Service on the web or through our apps on the Apple App Store or Google Play.

2. Two roles: our customers' data and their customers' data

• Account data. For personal data of agency owners and their staff (names, emails, phone numbers, login records, billing records), we are the data controller.
• Tenant data. For personal data that an agency stores in its own workspace (its customers, travellers, bookings, payments, passport details), the agency is the data controller and we process that data only on the agency's behalf and instructions, as a data processor. The agency is responsible for giving its own customers a privacy notice and obtaining any consent required.

3. What we collect

• Identity and contact details: name, email address, phone number, company name and company registration details.
• Account and usage data: login timestamps, IP address, browser and device information, and audit logs of actions taken in the Service.
• Billing data: plan, invoices and payment status. Subscription card details are entered directly with Stripe and are never stored on our servers; we keep only the Stripe customer and subscription references and the invoices Stripe issues.
• Support communications: messages you send us and, where you grant it, records of support access to your dashboard.
• Mobile app data: device model, operating system version, app version, a push notification token (only if you allow notifications) and crash diagnostics. The app accesses your camera, photos or files only when you choose to upload a document or image, and only after you grant permission in your device settings. We do not collect precise location, contacts or microphone data.
• Pages kept for offline use: where your company turns on the app's offline mode, the app keeps a copy of the pages you open on your device so you can read them without a connection. The copies stay on your device, are encrypted with a key held in your device's secure storage, are never sent to us, and are deleted when you sign out, switch company, lose access, clear them in the app, or after 30 days without an update.
• Tenant data described in section 2, which an agency enters or its customers submit through the agency's booking forms and customer portal.

4. Why we use it

• To provide, operate, secure and improve the Service.
• To manage subscriptions, billing and renewals.
• To provide support, including tenant-authorised access to your dashboard.
• To send service communications (maintenance notices, security alerts, billing notices) and, with your consent, product updates and marketing, which you may opt out of at any time.
• To detect and prevent fraud, abuse and security incidents.
• To comply with legal obligations and enforce our Terms of Service.

We do not use personal data for automated decisions that produce legal effects on you, and we do not use tenant data to train AI models for anyone other than the agency that owns it.

5. Is providing your data obligatory?

Your name, email address, phone number and company details are obligatory to open and operate an account. If you do not provide them we cannot provide the Service. All other information, including marketing preferences, notification permission and camera or photo access in the app, is voluntary; declining it only limits the related feature.

6. Disclosure, subprocessors and transfers abroad

We do not sell or rent personal data, and we do not share it with data brokers or advertising networks. We disclose it only to service providers who help us run the Service, under contracts that restrict their use of it, or where required by law. Our current categories of subprocessors are:

• Cloud hosting and storage (currently DigitalOcean, Singapore region).
• Payment processing: Stripe for subscription payments (card), and Billplz for the payments agencies collect from their own customers.
• Transactional email delivery.
• Messaging integrations that an agency chooses to connect (for example WhatsApp-related services).
• App distribution and push notification services (Apple and Google), for users of our mobile apps.

Some providers store data outside Malaysia, for example in Singapore. Under section 129 of the PDPA, we transfer personal data abroad only where the destination has laws substantially similar to the PDPA or ensures an adequate level of protection, or where another lawful ground applies, and we bind our providers to protect it.

7. Cookies and tracking

We use essential cookies to keep you signed in and to secure forms. We may use privacy-friendly analytics to understand how our marketing site is used. We do not track you across other companies' apps or websites for advertising, and our mobile apps do not use the advertising identifier (IDFA / Advertising ID). You can block cookies in your browser, but signing in will not work without essential cookies.

8. Security and data breaches

• Data is encrypted in transit (TLS). Access to production systems is restricted to authorised engineers, and access by platform staff to tenant dashboards requires a tenant-issued, time-limited grant which is logged.
• If a personal data breach occurs, we will notify the Personal Data Protection Commissioner within 72 hours of becoming aware of it and, where the breach is likely to cause significant harm, notify affected individuals without unnecessary delay, as required by section 12B of the PDPA. Where the breach concerns tenant data, we will notify the affected agency promptly so it can meet its own obligations.

9. Retention

• We keep personal data for as long as the account is active and as needed to meet legal, tax, accounting and dispute-resolution requirements (generally up to 7 years for financial records), then delete or anonymise it.
• Passport copies (the scanned images of travellers' passports) are deleted automatically 90 days after the trip they were taken for returns, on every plan. The passport details read from them (name, passport number, expiry, date of birth, sex) stay on the traveller's record for their next booking until the agency deletes them or the traveller asks for them to be deleted. Copies of tour leaders' and drivers' passports are kept while they work with the agency.
• Departed tenants may request a data export within 30 days of termination, after which data is removed from live systems and, in due course, from backups.

10. Your rights

Under the PDPA you may:

• request access to, and a copy of, your personal data;
• request correction of data that is inaccurate, incomplete or out of date;
• request that your data be transmitted to another data controller in a commonly used, machine-readable format (data portability), where technically feasible;
• withdraw consent to processing, which may limit our ability to provide the Service;
• ask us to stop processing your data for direct marketing, or processing likely to cause you substantial damage or distress;
• ask us to delete your account and data (see section 11).

To exercise these rights, contact our Data Protection Officer at hello@traveltour.io. We will respond within 21 days. We may ask you to verify your identity, and may charge the fee permitted by the PDPA regulations for a copy of your data. If you are a customer of one of our agencies, please contact that agency first; we will assist them in responding to your request. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner (pdp.gov.my).

11. Deleting your account

You can ask us to delete your account and associated personal data at any time, from the web or from within our mobile apps. Step by step instructions, and what we must keep for legal reasons, are on our Delete Account page.

12. Children

Traveltour.io accounts are for businesses and their staff, and are not intended for anyone under 18. We do not knowingly collect personal data directly from children. Personal data of minors travelling with an agency (for example on a family booking) is provided by their parent or guardian to that agency, which is responsible for it as data controller.

13. Changes and contact

We may update this notice from time to time; the version and effective date at the top will change accordingly, and material changes will be notified in-app or by email.

Teras Core Technology Sdn. Bhd. (202601029932 (1692027))
No 26-1 Jalan Sunsuria 1B/2, Jasper Square, Bandar Sunsuria, 43900 Sepang, Selangor
Data Protection Officer: hello@traveltour.io
General enquiries: hello@traveltour.io

1. Siapa kami

Teras Core Technology Sdn. Bhd. (202601029932 (1692027))
No 26-1 Jalan Sunsuria 1B/2, Jasper Square, Bandar Sunsuria, 43900 Sepang, Selangor mengendalikan platform Traveltour.io, perisian untuk agensi pelancongan, termasuk laman web dan aplikasi mudah alihnya ("Perkhidmatan"). Notis ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan dan melindungi data peribadi apabila anda melawat laman web kami, mendaftar akaun, atau menggunakan Perkhidmatan melalui web atau aplikasi kami di Apple App Store atau Google Play.

2. Dua peranan: data pelanggan kami dan data pelanggan mereka

• Data akaun. Bagi data peribadi pemilik agensi dan kakitangan mereka (nama, emel, nombor telefon, rekod log masuk, rekod pengebilan), kami adalah pengawal data.
• Data tenant. Bagi data peribadi yang disimpan oleh agensi dalam ruang kerja mereka sendiri (pelanggan, pelancong, tempahan, pembayaran, butiran pasport), agensi tersebut adalah pengawal data dan kami hanya memproses data itu bagi pihak dan atas arahan agensi, sebagai pemproses data. Agensi bertanggungjawab memberikan notis privasi kepada pelanggannya sendiri dan mendapatkan sebarang persetujuan yang diperlukan.

3. Apa yang kami kumpul

• Butiran identiti dan hubungan: nama, alamat emel, nombor telefon, nama syarikat dan butiran pendaftaran syarikat.
• Data akaun dan penggunaan: masa log masuk, alamat IP, maklumat pelayar dan peranti, serta log audit tindakan dalam Perkhidmatan.
• Data pengebilan: pelan, invois dan status pembayaran. Butiran kad langganan dimasukkan terus dengan Stripe dan tidak pernah disimpan pada pelayan kami; kami hanya menyimpan rujukan pelanggan dan langganan Stripe serta invois yang dikeluarkan oleh Stripe.
• Komunikasi sokongan: mesej yang anda hantar kepada kami dan, jika anda membenarkannya, rekod akses sokongan ke dashboard anda.
• Data aplikasi mudah alih: model peranti, versi sistem operasi, versi aplikasi, token notifikasi (hanya jika anda membenarkan notifikasi) dan diagnostik ranap. Aplikasi hanya mengakses kamera, gambar atau fail anda apabila anda memilih untuk memuat naik dokumen atau imej, dan hanya selepas anda memberi kebenaran dalam tetapan peranti. Kami tidak mengumpul lokasi tepat, senarai kenalan atau data mikrofon.
• Halaman yang disimpan untuk kegunaan luar talian: jika syarikat anda menghidupkan mod luar talian aplikasi, aplikasi menyimpan salinan halaman yang anda buka dalam peranti anda supaya anda boleh membacanya tanpa sambungan. Salinan ini kekal dalam peranti anda, disulitkan dengan kunci dalam storan selamat peranti, tidak dihantar kepada kami, dan dipadam apabila anda log keluar, menukar syarikat, kehilangan akses, mengosongkannya dalam aplikasi, atau selepas 30 hari tanpa kemas kini.
• Data tenant seperti di seksyen 2, yang dimasukkan oleh agensi atau dihantar oleh pelanggannya melalui borang tempahan dan portal pelanggan agensi.

4. Tujuan penggunaan

• Untuk menyediakan, mengendalikan, melindungi dan menambah baik Perkhidmatan.
• Untuk menguruskan langganan, pengebilan dan pembaharuan.
• Untuk memberikan sokongan, termasuk akses ke dashboard anda yang dibenarkan oleh tenant.
• Untuk menghantar komunikasi perkhidmatan (notis penyelenggaraan, amaran keselamatan, notis pengebilan) dan, dengan persetujuan anda, kemas kini produk dan pemasaran, yang boleh anda tolak pada bila-bila masa.
• Untuk mengesan dan mencegah penipuan, penyalahgunaan dan insiden keselamatan.
• Untuk mematuhi kewajipan undang-undang dan menguatkuasakan Terma Perkhidmatan kami.

Kami tidak menggunakan data peribadi untuk keputusan automatik yang memberi kesan undang-undang kepada anda, dan kami tidak menggunakan data tenant untuk melatih model AI bagi pihak lain selain agensi yang memiliki data tersebut.

5. Adakah pemberian data wajib?

Nama, alamat emel, nombor telefon dan butiran syarikat anda adalah wajib untuk membuka dan mengendalikan akaun. Jika anda tidak memberikannya, kami tidak dapat menyediakan Perkhidmatan. Maklumat lain, termasuk pilihan pemasaran, kebenaran notifikasi dan akses kamera atau gambar dalam aplikasi, adalah sukarela; menolaknya hanya menghadkan ciri berkaitan.

6. Pendedahan, subpemproses dan pemindahan ke luar negara

Kami tidak menjual atau menyewakan data peribadi, dan kami tidak berkongsinya dengan broker data atau rangkaian pengiklanan. Kami hanya mendedahkannya kepada penyedia perkhidmatan yang membantu kami mengendalikan Perkhidmatan, di bawah kontrak yang menyekat penggunaan data itu, atau apabila dikehendaki oleh undang-undang. Kategori subpemproses semasa kami:

• Pengehosan dan storan awan (kini DigitalOcean, wilayah Singapura).
• Pemprosesan pembayaran: Stripe untuk bayaran langganan (kad), dan Billplz untuk bayaran yang dikutip oleh agensi daripada pelanggan mereka sendiri.
• Penghantaran emel transaksi.
• Integrasi pemesejan yang dipilih oleh agensi (contohnya perkhidmatan berkaitan WhatsApp).
• Perkhidmatan pengedaran aplikasi dan notifikasi (Apple dan Google), bagi pengguna aplikasi mudah alih kami.

Sesetengah penyedia menyimpan data di luar Malaysia, contohnya di Singapura. Di bawah seksyen 129 PDPA, kami hanya memindahkan data peribadi ke luar negara jika negara destinasi mempunyai undang-undang yang pada dasarnya serupa dengan PDPA atau memastikan tahap perlindungan yang memadai, atau jika terdapat asas sah lain, dan kami mewajibkan penyedia kami melindunginya.

7. Kuki dan penjejakan

Kami menggunakan kuki penting untuk mengekalkan log masuk anda dan melindungi borang. Kami mungkin menggunakan analitik mesra privasi untuk memahami penggunaan laman pemasaran kami. Kami tidak menjejak anda merentasi aplikasi atau laman web syarikat lain untuk pengiklanan, dan aplikasi mudah alih kami tidak menggunakan pengecam pengiklanan (IDFA / Advertising ID). Anda boleh menyekat kuki dalam pelayar, tetapi log masuk tidak akan berfungsi tanpa kuki penting.

8. Keselamatan dan pelanggaran data

• Data disulitkan semasa penghantaran (TLS). Akses kepada sistem pengeluaran terhad kepada jurutera yang diberi kuasa, dan akses kakitangan platform ke dashboard tenant memerlukan kebenaran bertempoh yang dikeluarkan oleh tenant dan direkodkan.
• Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dalam tempoh 72 jam selepas mengetahuinya dan, jika pelanggaran itu mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara, memaklumkan individu yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak wajar, seperti yang dikehendaki oleh seksyen 12B PDPA. Jika pelanggaran melibatkan data tenant, kami akan segera memaklumkan agensi terjejas supaya ia dapat memenuhi kewajipannya sendiri.

9. Tempoh penyimpanan

• Kami menyimpan data peribadi selagi akaun aktif dan seperti yang diperlukan untuk memenuhi keperluan undang-undang, cukai, perakaunan dan penyelesaian pertikaian (lazimnya sehingga 7 tahun bagi rekod kewangan), kemudian memadam atau menganonimkannya.
• Salinan passport (imej passport pengembara yang diimbas) dipadam secara automatik 90 hari selepas trip berkenaan pulang, bagi semua pelan. Butiran passport yang dibaca daripadanya (nama, nombor passport, tarikh tamat, tarikh lahir, jantina) kekal dalam rekod pengembara untuk tempahan seterusnya sehingga agensi memadamnya atau pengembara memohon ia dipadam. Salinan passport tour leader dan pemandu disimpan selagi mereka bekerja dengan agensi.
• Tenant yang menamatkan langganan boleh memohon eksport data dalam tempoh 30 hari selepas penamatan; selepas itu data dikeluarkan daripada sistem langsung dan, dalam masa yang wajar, daripada sandaran.

10. Hak anda

Di bawah PDPA, anda boleh:

• memohon akses kepada, dan salinan, data peribadi anda;
• memohon pembetulan data yang tidak tepat, tidak lengkap atau lapuk;
• memohon supaya data anda dipindahkan kepada pengawal data lain dalam format yang lazim digunakan dan boleh dibaca mesin (kebolehpindahan data), jika boleh dilaksanakan secara teknikal;
• menarik balik persetujuan pemprosesan, yang mungkin menghadkan keupayaan kami menyediakan Perkhidmatan;
• meminta kami menghentikan pemprosesan data anda bagi pemasaran langsung, atau pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau distres yang besar;
• meminta kami memadam akaun dan data anda (lihat seksyen 11).

Untuk melaksanakan hak ini, hubungi Pegawai Perlindungan Data kami di hello@traveltour.io. Kami akan menjawab dalam tempoh 21 hari. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti, dan boleh mengenakan fi yang dibenarkan oleh peraturan PDPA bagi salinan data anda. Jika anda pelanggan kepada salah satu agensi kami, sila hubungi agensi tersebut dahulu; kami akan membantu mereka menjawab permohonan anda. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (pdp.gov.my).

11. Memadam akaun anda

Anda boleh meminta kami memadam akaun dan data peribadi berkaitan pada bila-bila masa, melalui web atau dari dalam aplikasi mudah alih kami. Langkah demi langkah, dan data yang perlu kami simpan atas sebab undang-undang, dinyatakan di halaman Padam Akaun.

12. Kanak-kanak

Akaun Traveltour.io adalah untuk perniagaan dan kakitangan mereka, dan tidak ditujukan kepada individu bawah 18 tahun. Kami tidak mengumpul data peribadi terus daripada kanak-kanak dengan sengaja. Data peribadi kanak-kanak yang melancong bersama agensi (contohnya dalam tempahan keluarga) diberikan oleh ibu bapa atau penjaga kepada agensi tersebut, yang bertanggungjawab ke atasnya sebagai pengawal data.

13. Perubahan dan hubungan

Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa; versi dan tarikh berkuat kuasa di bahagian atas akan berubah sewajarnya, dan perubahan material akan dimaklumkan dalam aplikasi atau melalui emel.

Teras Core Technology Sdn. Bhd. (202601029932 (1692027))
No 26-1 Jalan Sunsuria 1B/2, Jasper Square, Bandar Sunsuria, 43900 Sepang, Selangor
Pegawai Perlindungan Data: hello@traveltour.io
Pertanyaan umum: hello@traveltour.io